Informações gerais
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Objetivos
Após a etapa de definição de problemas, traçamos os objetivos e resultados esperados dessa design sprint:
Melhorar a experiência de pessoas recrutadoras
Aumentar o número de candidatos inseridos em vagas
Tendo os objetivos definidos, realizamos algumas sessões entre a equipe de produtos e stakeholders afim de gerar insights e documentar expectativas de negócio e no-go’s.
Exploração
Analisando a jornada do usuário recrutador durante a execução de uma vaga, listamos as nove etapas de recrutamento que inicialmente tinham o objetivo de garantir uma entrega robusta para as empresas e gestores de vagas. Vale citar que a vaga era iniciada com uma reunião de alinhamento entre o gestor da vaga e o recrutador autônomo.
Formulário de alinhamento: Nessa etapa, o recrutador deveria preencher um formulário com dados extraídos a partir de uma reunião de alinhamento com o gestor da vaga para documentar expectativas.
Formas de contato: Etapa para registro de formas de contato com o gestor da vaga caso o recrutador precisasse tirar alguma dúvida ou realizar um novo alinhamento
Cronograma de entregas: Aqui, recrutadores e gestores definiam as datas de entrega de cada uma das etapas de recrutamento que viriam a seguir
Resumo de alinhamento: Ao finalizar a reunião de alinhamento e o preenchimento das três primeiras etapas, um resumo do alinhamento realizado entre as partes era enviado para o gestor da vaga para que o mesmo aprovasse ou reprovasse. A etapa seguinte só poderia ser iniciada mediante a aprovação, enquanto isso, o recrutador deveria aguardar.
Triagem de candidatos: Realizada a aprovação do resumo de alinhamento, era dado o início da etapa de triagem de candidatos, onde os recrutadores deveriam inserir perfis preliminares de candidatos encontrados durante o hunting. A inserção desses candidatos era simplificada e tinha o objetivo de ajudar os recrutadores a listar os candidatos em potencial e evoluir apenas os que fizessem sentido para a vaga.
Etapa de entrevistas: nessa etapa, os recrutadores deveriam avaliar aqueles candidatos que evoluíram da etapa de triagem. A avaliação deveria ser feita a partir de uma entrevista.
Pesquisa de mercado: etapa dedicada para o registro de aprendizados dos recrutadores durante o hunting.
Shortlist: nessa etapa final do recrutamento, os recrutadores deveriam elencar os candidatos avaliados durante a etapa de entrevistas e envia-los para a empresa.
Resumo de recrutamento: essa etapa tinha a função de “confirmação de entrega”. Ao receber a shortlist, a empresa poderia aceitar ou recusar os candidatos. Caso fosse aceita, o trabalho do recrutador era concluído.
Após a listagem dessas etapas, partimos para uma rodada de pesquisa qualitativa com usuários recrutadores e empresas.
Durante as conversas com recrutadores recebemos muitas reclamações envolvendo as etapas de alinhamento da vaga, para eles essas etapas não faziam sentido já que os gestores de vagas geralmente não tinham horários disponíveis para essas conversas de planejamento da vaga, fazendo com que os recrutadores preenchessem os formulários de forma superficial apenas para que o processo seguisse.
Além disso, as entrevistas deixaram claro que as etapas de inserção de candidato estavam muito burocráticas, fazendo com que os recrutadores realizassem as etapas de triagem através de outras ferramentas e apenas inserissem os candidatos com altas chances de match na vaga. Esse comportamento era o oposto do que esperávamos, já que a ideia das etapas de recrutamento Huntly era unificar o processo em uma única ferramenta que estimulasse a inserção de todos os candidatos encontrados durante o hunting.
Com isso, menos candidatos estavam sendo cadastros na aplicação, isso enfraquecia nossa coleta de dados e diminuía as chances de sucesso da vaga, esse era o principal problema que deveríamos solucionar.
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Definição
A partir dessas descobertas, realizamos algumas sessões com as pessoas de negócio e definimos que seria necessária uma squad dedicada a realizar essas etapas de alinhamento com as empresas, fazendo com que as vagas chegassem prontas para que os recruiters pudessem focar apenas no hunting e avaliação de candidatos.
Depois de definirmos essa mudança em nossa operação e modelo de negócio, partimos para o desenvolvimento da solução para as etapas de recrutamento Huntly com os desafios de:
Tornar o processo mais fluido, removendo o aspecto linear da navegação e progressão de candidatos
Diminuir o tempo necessário para a entrega da shortlist
Aumentar o número de candidatos inseridos na vaga
Para o primeiro desafio, realizamos uma listagem dos jobs to be done e também a criação do user journey
Após a análise, conseguimos enxergar com clareza quais etapas estavam redundantes no fluxo e o que poderia ser simplificado.
A etapa “Pesquisa de mercado” não estava fazendo sentido para o fluxo de trabalho dos recrutadores e também não gerava valor para os clientes, já que muitas informações preenchidas nessa etapa eram facilmente identificadas pelos gestores das vagas durante a análise dos candidatos enviados na shortlist.
Outra etapa que também pôde ser retirada do processo, foi “Resumo de recrutamento”. A existência dessa etapa era importante para a Huntly, já que marcava a entrega do recrutador e o “de acordo” da empresa, já para os usuários recrutadores essa etapa era uma pedra no sapato, já que o processo só poderia continuar caso a empresa aprovasse a entrega da shortlist, algo que acontecia em uma velocidade muito menor que a desejada por conta dos diferentes ritmos exercidos por gestores durante um processo seletivo. Essa demora na aprovação da shortlist impactava diretamente no pagamento dos recrutadores, já que quanto mais tempo a shortlist demorasse a ser aprovada, mais tempo levaria para a contratação de um candidato e o envio do repasse do valor para o recrutador.
Novamente nos reunimos com a equipe de negócios e discutimos sobre a possibilidade de exclusão dessa etapa. Essa possibilidade foi vista com bons olhos, já que além de gerar valor para os usuários através da otimização do fluxo, também possibilitaria a criação de um processo operacional interno de curadoria das shortlists, envio e follow up das ações da empresa. Essa nova operação ajudaria com o aumento da taxa de sucesso das vagas, refletindo em mais contratações, dinheiro para a Huntly e repasses para recrutadores.
Nesse ponto, restavam apenas 3 etapas em “etapas de recrutamento Huntly”: triagem; etapa de entrevistas e shortlist
Voltamos a falar com nossos usuários recrutadores e como principal resultado identificamos que em “etapa de entrevistas” apenas os candidatos que os recrutadores tinham certeza de que seriam enviados para a shortlist eram avaliados. Dessa forma, a etapa “shortlist” que deveria servir para a organização e seleção final dos candidatos que seriam enviados a empresa, tornou-se redundante graças ao padrão de uso adotado pelos usuários.
Também identificamos que a etapa “triagem” era importante para os usuários recrutadores mesmo sendo considerada uma etapa burocrática.
A partir dessas descobertas partimos para a simplificação do fluxo removendo a etapa “shortlist”, reduzindo o número de telas para apenas duas (2).
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Com as duas telas remanescentes, procuramos entender o que tornava o processo de inserção e evolução de candidatos burocrático. Listamos:
Dois formulários obrigatórios para a inserção de um único candidato em momentos diferentes: A página “triagem” possuía um formulário de informações básicas do candidato, enquanto a página “etapa de entrevistas” possuía um formulário mais complexo com campos de enriquecimento do candidato, além do parecer técnico que deveria contar os detalhes da entrevista e qual a opinião técnica do recrutador sobre aquele candidato
Construção do parecer técnico: Analisando os pareceres redigidos pelos usuários recrutadores, identificamos que muitas vezes esse documento era feito de forma básica e com o objetivo de “acelerar” o processo. Apesar de ser um entregável importante para os clientes, nossos usuários não gostavam de escrever esse documento.
Navegação: A navegação linear entre as duas páginas era cansativa e gerava o sentimento de um processo burocrático para os usuários.
Com esses novos insights entendemos que o principal desafio do redesign seria unificar as duas etapas em uma, além de otimizar o formulário de inserção de candidatos e fornecer um auxílio na construção do parecer técnico.
Com isso, além de eliminar a navegação excessiva da página da vaga, simplificaríamos o modelo mental proposto pelo produto. Nesse novo modelo, a principal tarefa da pessoa usuária recrutadora seria enviar e entrevistar candidatos, apenas. Acreditamos (e depois comprovamos) que esse era o caminho para potencializar a entrega de vagas.
Iniciamos a construção de esboços com o objetivo de encontrar uma diagramação de página e componentes que pudessem cumprir os objetivos propostos
Depois de algumas sessões de ideação, partimos para a construção de protótipos de baixa fidelidade
Inicialmente, criamos alguns protótipos onde o principal componente da página seria uma tabela. A ideia era aumentar a visibilidade de dados do processo propagando informações pela tabela. Além disso, inserimos abas no header da página com o objetivo de facilitar o acesso as informações da vaga.
Após alguns testes e discussões, concluímos que talvez um elemento mais familiar para os recrutadores seria mais compreendido e utilizado (lei de Jakob). Com isso, como já havíamos escutado algumas sugestões por parte das pessoas recrutadoras que remetiam a funcionalidades de um ATS (application tracking system, um sistema utlizado pelas empresas para realizar a triagem e acompanhamento de candidatos), decidimos estudar um pouco mais sobre esses sistemas e como poderíamos assimilar nosso produto.
Exemplo de um ATS (imagem por usrnk1, do Dribbble)
A partir desse direcionamento, construímos um novo protótipo e substituímos a tabela por um kanban com apenas duas colunas essenciais:
Rascunho
Shortlist
A coluna “Rascunho” serviria como a antiga etapa de “triagem”, pessoas recrutadoras poderiam utiliza-la como uma área de trabalho para salvar candidatos em potencial
Já a coluna “Shortlist” serviria como um espaço de envio definitivo do candidato para empresa. Após finalizar o cadastro do candidato e julgá-lo pronto para participar do processo seletivo, o recrutador o enviaria para essa coluna e a partir disso a empresa já teria acesso ao perfil desse candidato.
Criamos um protótipo de baixa fidelidade e rodamos com alguns usuários, durante os testes percebemos que o modelo foi bem compreendido e o componente de kanban foi um destaque por sua semelhança com o de outros serviços, o que facilitou seu entendimento.
Com o protótipo validado, iniciamos a criação dos protótipos de alta fidelidade
Com os protótipos de alta fidelidade prontos e testados, seguimos para a implementação no produto.
Implementação e impactos
A implementação durou cerca de três meses e foi um processo que gostei muito de vivenciar. Realizar o handoff e acompanhar o desenvolvimento foi uma experiência que agregou muito ao meu conhecimento técnico de como realmente funciona o desenvolvimento de software e como o produto amadurece e se transforma.
Sete meses após a implementação, realizamos uma análise dos impactos dessa nova versão da página da vaga. Os principais resultados foram:
Número de candidatos enviados pré-implementação: 344
Número de candidatos enviados pós-implementação: 1343 (aumento de 290,4%)
Ainda estamos medindo o impacto no número de vagas concluídas. Assim que os dados forem coletados, atualizarei o case :)
